Return on Investment (ROI) met Scia Engineer
J.P. Rammant, CEO Nemetschek Scia

Inleiding

Het product ziet er goed uit, de functionaliteit is groot, de prijs lijkt O.K., wat zijn eigenlijk de redenen waarvoor iemand de nieuwe CAE Software Scia Engineer zou willen kopen? Een belangrijke reden is zeker de financiële: de financiële 'Return of Investment' zal tot de oplossing leiden.

De formule

Het is een eenvoudige formule

ROI : winsten / investering

Als iemand 100.000 € op de bank zet en de jaarlijkse intrest bedraagt 5.000 €, dan bedraagt de ROI 5 %.
Bij het kopen van software wordt de situatie iets gecompliceerder.

Het heeft allemaal te maken met een mogelijk productiviteitsvoordeel. Laat ons eens focussen op het eerste jaar na de investering.

De opleidingstijd is de tijd een gebruiker nodig heeft om even productief te worden op het nieuwe systeem als op het oude, hier te zien waar de curve de horizontale as snijdt.

De aankoop van de software, de opleiding en de productiviteitswijzigingen zitten allemaal vervat in de formule die de ROI berekent voor het eerste jaar na een investering in informatie technologie:

(B – ( B / (1 + E)) * (12 – C)
---------------------------------- = eerste jaar ROI
A + (B * C * D) + F

Hierin is:

A : de kostprijs van de software & het eerste jaar onderhoud (€)

B: maandelijkse personeelskost (€)

C: opleidingstijd (in maanden)

D: productiviteitsverlies tijdens de opleidingsperiode (percentage)

E: productiviteitswinst na de opleiding (percentage)

F: kosten van de opleiding (€)

De formule is eenvoudig; de ROI voor de investering heeft betrekking op een ingenieur:

• De teller toont de winst die voortkomt uit de ‘verhoging van menselijke productiviteit na opleiding’ in het eerste jaar
• De noemer toont de kosten van de software, met inbegrip van de opleiding en de kosten van het productiviteitsverlies gedurende de opleidingstijd.

Indien de productiviteitswinst na de opleiding nul (E=0) zou zijn, dan is de ROI=0. Als de productiviteitswinst 100% is (E=1), dan wordt de kostprijs van de medewerker met de helft verminderd en de ROI komt dan dicht bij de 100%.

Een voorbeeld: de aankoop van Scia Engineer

A = 6.000 €

B = 5.000 € (het werkelijk maandsalaris van een ingenieur)

C = 2 maanden (de tijd die nodig is om zo productief als ervoor te worden)

D = productiviteitsverlies tijdens de opleiding 30%

E = productiviteitswinst na de opleiding 25%

F= kosten van de opleidingssessie (3 dagen in-company) 3.000 €

Het resultaat is ROI = 83%, een uitstekend resultaat van de investering over 1 jaar. De daarop volgende jaren worden zelfs nog beter (geen of weinig opleidingskosten en geen aankopen).

De parameters
Laten we de invloed van de parameters even nader bekijken.

A Bij de investering is de hardwarekost irrelevant en wordt hoofdzakelijk rekening gehouden met de kost van software en onderhoud. Afhangend van de benodigde modules wordt de kostprijs vastgelegd. Voor complexe constructies (bvb. een brug) zal de kostprijs voor de software hoger ligger, maar ook hier zal de productiviteitswinst hoger zijn.

Bekijken we even ons voorbeeld: indien alle parameters gelijk blijven en A verdubbelt in kost (van 6.000 € naar 12.000 €), dan zal de ROI van 83% slechts verminderen tot 55%. Dit laat zien dat de prijs van de software – en SCIA biedt niet de laagste prijzen op de markt aan – niet zo een grote impact heeft.

B de salariskosten gelinked aan design activiteiten. Het is evident dat dit afhangt van het project, van het percentage in tijd dat de ingenieur zich bezighoudt met designtaken. Studies hebben uitgewezen dat ingenieurs meerdere taken te doen hebben; hier volgt een mogelijke tijdsindeling

• Design werk 30%
• Rapporteren 30%
• Project management & coachen van tekenaars 20%
• Diverse taken (discussies met klanten, administratie) 20%

De Nemetschek Scia software heeft te maken met het design werk en met een gedeelte van het rapporteren; we kunnen dus stellen dan +- 50% van de tijd rechtstreeks met het gebruik van design software te maken heeft. De kostprijs van ‘engineering’ wordt geschat op 10.000 € per maand (inclusief alle overhead-kosten) voor West-Europa. Hoe hoger de kosten, hoe hoger de ROI. Maar zelfs met lagere arbeidskosten (bvb. voor Oost-Europa) blijft de ROI hoog; in ons voorbeeld: indien we de arbeidskost met de helft verminderen (tot 2.500 € per maand), dan vermindert de ROI van 83% naar 47.6%.

C de opleidingstijd: dit is de tijd nodig om hetzelfde productiviteitsniveau te bekomen als met de oude methode (of oude software). Het is de som van de tijd die aan opleiding gespendeerd is en de tijd die nodig om met de nieuwe software te starten. Ondervinding in de praktijk toont aan dat ingenieurs snel weg zijn met nieuwe technologie; op enkele maanden tijd herwinnen ze hun normale ontwerpefficiëntie, gevolgd door een verder stijging van hun productiviteit.

D het productiviteitsverlies tijdens de opleidingsperiode. Een dipje in productiviteit is normaal in de aanvangsperiode. Men moet vertrouwd raken met de nieuwe interface, met nieuwe functies, verbeteringen, ... Deze fase duurt echter niet lang; zelfs indien het productiviteitsverlies zeer hoog is (bvb 50% ipv 30%) heeft dit een minieme invloed op de totale ROI (van 83,33% tot 71,4%).

E de productiviteitsverbetering na de aanvangsperiode. Van zodra de gebruiker vertrouwd is met de nieuwe software, zal hij productiviteitsverhogingen van 20% tot 100% kunnen rapporteren.

Hoe komen we aan deze productiviteitsverhoging?

• De opleiding begint van 0 af aan, alle slechte gewoontes worden afgeleerd
• De productiviteitverhogingsmiddelen die voorhanden zijn in de software worden ook effectief aangewend (templates, parametrisch modelleren, actief rapportage document, invoer/uitvoer van gegevens, ...)
• De gebruiker wordt vertrouwd gemaakt met één geïntegreerde software in plaats van zijn aandacht de spreiden over verschillende kleinere softwarepakketten

De productiviteitswinst is een beslissende factor. Indien deze verhoogt van 25% naar 35% (+10), dan stijgt de ROI van 83% naar 108% (+15).

F de kosten van de opleiding; dit is een kost die bij de aankoopkost geteld wordt. Zoals eerder gezegd is de beginkost niet zo een kritische factor in de bereking van de ROI; het is echter belangrijk om de opleidingstijd (C) zo kort mogelijk te houden en om tegelijkertijd snel een productiviteitsverbetering (E) te bekomen. Het is dus aanbevolen om de opleidingstijd zo kort mogelijk te houden en om regelmatig in een training voor gevorderden of in een project-gerelateerde opleiding te investeren.

Tot slot
De aankoopkost van nieuwe software heeft dus het minste impact op de verwachte ‘Return on Investment’.
De productiviteitswinst heeft de grootste invloed. In de volgende grafiek is de ROI uitgerekend voor verschillende percentages productiviteitswinst. Hieruit blijkt dat zelfs een minieme productiviteitsverhoging (rond 20%) leidt tot een ROI van meer dan 50%. Kwaliteitssoftware en een goede opleiding zijn een garantie voor uw succes.

Deze memo is gebaseerd op een ‘white paper’ van Autodesk: Return on Investment with Autodesk Revit. Het werd aangepast voor het Nemetschek Scia programma ESA Professional Technology. Voor wat betreft de productiviteitsverbetering bij het gebruik van Scia Engineer verwijzen we naar de Scia White Paper betreffende de PT Structural Modeler (met als ondertitel : Scia Software for Structural Building Information Modeling S-BIM van Juni 2004), hierin wordt de geïmplementeerde technologie verder uitgediept.

Scia Engineer is een platform met meer dan op zichzelf staande producten, het is de basis voor een uitgebreid scala van toepassingen voor engineering design en detailleren.